Over tokobaas

Wie dit maakt

Tokobaas is opgericht door Koen Schuringa, e-commerce ondernemer en marketplaceverkoper. Hij runt meerdere marketplacewinkels en webshops en verkoopt onder meer via bol en Amazon. Vanuit die winkels liep hij telkens tegen hetzelfde aan: regels staan verspreid, controles kosten tijd en veranderingen zijn makkelijk te missen.

Het begon bij de btw. Elk kwartaal lag hier dezelfde stapel bestanden: twaalf specificaties met duizenden regels, waarin verkopen, retouren en een reeks kostenposten door elkaar staan. Dat werk is niet ingewikkeld, maar het is bewerkelijk, en er komt telkens dezelfde vraag bij: tel ik dit goed op? De rekenregels waren na één keer uitzoeken duidelijk; het uitzoekwerk zelf kwam elk kwartaal terug. Daaruit is de BTW-tool ontstaan: dezelfde bestanden erin, en er komt een overzicht uit dat je kunt narekenen.

Van één tool naar een platform

Wie via marketplaces verkoopt heeft meer terugkerend uitzoekwerk dan alleen de btw. De regels voor titels, teksten en afbeeldingen staan verspreid over het partnerplatform van de marketplace en veranderen zonder aankondiging — en niet alles wat er staat wordt gehandhaafd. Af en toe staat er een review onder je product die niet over het product gaat. En naast het beleid van de marketplace verandert de wet: verpakkingen, productveiligheid, consumentenrecht. Voor dat alles geldt hetzelfde als voor de btw: het antwoord is te vinden, als iemand de bronnen maar bijhoudt en er stuk voor stuk langs gaat.

Daarom bestaat tokobaas nu uit drie delen. Tools die een klus uitvoeren: de BTW-tool, de listingcheck (je productpagina langs de regels die bol publiceert, met per bevinding het letterlijke citaat en de bron) en de reviewcheck (de negatieve reviews van je productfamilie, met bij elke geldige grond een verwijderverzoek). De Beleidsradar, die bijhoudt wat verandert en per wijziging uitlegt wat het voor je winkel betekent. En de Kennisbank, die uitlegt hoe het zit. De checks zeggen erbij wat ze niet kunnen: de marketplace beslist, en waar wij het niet zeker weten staat “onzeker”.

De focus ligt nu op bol, omdat daar onze eigen winkels en onze eigen testdata vandaan komen. De opzet is bewust breder: in de Beleidsradar is een marketplace een eigenschap van een update, geen afdeling van de site, en de Kennisbank is per onderwerp ingedeeld en niet per platform. Amazon en Kaufland passen daar later in zonder verbouwing.

Twee dingen die makkelijk misgaan in die bestanden

Ze zitten allebei in de manier waarop bol afrekent, dus ze kunnen iedereen overkomen.

Je advertentiekosten staan in een apart bestand. Bol zet per periode twee specificaties klaar: één voor je verkopen en één voor je advertenties. In de eerste wordt nergens naar de tweede verwezen. Wie alleen de verkoopspecificatie openmaakt, mist dus de btw op zijn advertenties — en merkt dat niet, want er ontbreekt niets zichtbaars.

Wat bol uitbetaalt is niet je omzet. Bol houdt commissie, verzendkosten en pick&pack meteen in. Boek je de uitbetaling als omzet, dan is je omzet te laag en mis je de btw op die ingehouden kosten. Ook dat blijft makkelijk onopgemerkt, omdat je af te dragen btw per saldo meestal nog wel klopt.

Daarom eindigt de BTW-tool niet bij een totaalbedrag maar bij een journaalpost waarvan debet en credit gelijk zijn, met de omzet, de kosten en de btw als aparte regels. Of er uit een afrekening iets is weggevallen, controleert de tool apart, door de detailregels van elk bestand op te tellen tot het eindtotaal dat bol eronder zet.

Wij komen niet in je verkoopaccount

Er is geen koppeling met je marketplace en er wordt nooit om een wachtwoord van je verkoopaccount gevraagd. Voor de BTW-tool voeg je de bestanden toe die bol je zelf al stuurt; voor de checks lezen we de openbare productpagina — informatie die elke bezoeker kan zien; de Beleidsradar leest alleen openbare bronnen.

Dat scheelt je een openstaande toegang tot je winkel die je later weer moet intrekken. Stop je met tokobaas, of stopt tokobaas: er ligt nergens een sleutel tot jouw verkoopaccount.

Je verkoopregels blijven op je eigen apparaat

De berekening draait in je browser. De specificaties worden op jouw apparaat ingelezen en doorgerekend, en gaan nergens naartoe. Je verkoopregels, je bestelnummers en je bestandsnamen komen dus niet op onze server terecht.

Wat we wél op onze server bewaren, is het deel dat je zelf opslaat: de kwartaaltotalen, welke controles zijn geslaagd en om welke verkopernummers het ging. Daar komen je e-mailadres, je instellingen en je betalingen bij, want zonder die gegevens werkt een account niet. Wat er precies staat en hoe lang, lees je terug in de privacyverklaring.

Betalen per gebruik

Een btw-aangifte doe je vier keer per jaar en een check vraag je aan wanneer je hem nodig hebt. Een abonnement dat twaalf maanden doorloopt past daar niet bij. De tools reken je daarom af per gebruik — een aangifte kost € 14,99 inclusief btw — en daarna loopt er niets door. Gebruik je de tools vaker, dan kun je tegoed klaarzetten: één saldo in euro’s voor alle tools, met voordeel bij grotere bedragen. Het verloopt niet en het is nooit verplicht.

De Beleidsradar is gratis, ook de mail bij een nieuwe update. Wat we aan het voorbereiden zijn, is een persoonlijke laag — welke wijzigingen raken jóuw winkel — en dat wordt wél een abonnement, omdat het een doorlopende dienst is. Die bestaat pas als hij met prijs en voorwaarden op de prijzenpagina staat; tot die tijd verkopen we hem niet.

Je bestanden inlezen en de controles zien lopen kost niets. Je betaalt pas op het moment dat je de bedragen zelf wilt zien en meenemen naar je aangifte. Klopt het overzicht niet, dan vraag je binnen dertig dagen je geld terug.

Wat we bewust niet bouwen

Er is een hele categorie gereedschap die je vertelt hoeveel je verkocht hebt, welke producten het goed doen en hoe je winst zich ontwikkelt. Dat bestaat al, het wordt goed gedaan door anderen, en het is niet waar wij goed in zijn.

• Geen verkoopdashboards en geen productstatistieken.
• Geen winstanalyses of voorraadadvies.
• Geen meekijken in je verkoopaccount.

Wat overblijft zijn smalle tools die elk één klus goed doen, een radar die bijhoudt wat verandert, en uitleg die je kunt nazoeken — en verder niets.

Wat dit niet is

tokobaas is geen belastingadviseur, geen jurist en geen boekhouder. Je krijgt een aangifte-klaar overzicht en signaleringen bij dingen die opvallen; de Beleidsradar geeft duiding van beleid en regels, geen individueel juridisch advies. De aangifte blijft van jou, en de verantwoordelijkheid ook.

Het is ook geen volledige aangifte. De BTW-tool rekent met de bol-bestanden die je erin zet. Verkoop je ook via je eigen webshop of een andere marketplace, of heb je andere inkoopfacturen, dan horen die er in je aangifte bij en tel je ze er zelf bij op.

De btw-rekenkern is deterministisch: dezelfde bestanden geven altijd hetzelfde antwoord, zonder schatting en zonder AI. Elke uitkomst is terug te rekenen naar een regel in jouw bestand, en de twintig controles die je voorbij ziet komen zijn echte controles op jouw gegevens. De checks werken anders: die beoordelen tekst en beeld, en daar wordt AI wél voor gebruikt — met elke bevinding gebonden aan een regel van de marketplace, zodat je alles kunt nazoeken. Wat elke btw-controle nakijkt, staat stuk voor stuk uitgelegd.

Waar de naam vandaan komt

Een toko is een winkel waar de eigenaar zelf achter de toonbank staat. De naam zegt waar de tools voor zijn: het terugkerende werk rond je eigen winkel — de btw-aangifte, je productpagina’s, je reviews, de regels — zodat jij, of je boekhouder, er minder tijd aan kwijt bent.

Er zit bewust geen marketplace in de naam. Dat is het merk van iemand anders, en een bedrijf bouwen op de naam van een ander is onverstandig, ook als het is toegestaan.

Zelf kijken

Het snelste antwoord op de vraag of dit voor jou werkt: haal je laatste kwartaal door de BTW-tool — inlezen en de controles bekijken kost niets, zonder account — of bekijk een voorbeeldrapport van de listingcheck of de reviewcheck. Of lees de nieuwste Beleidsradar-update.