Boekhouding van je webshop en bol-winkel: wat je zelf doet en wat je aanlevert

De boekhouding van een bol-winkel is niet moeilijker dan die van een gewone webshop, maar hij zit anders in elkaar. Je krijgt namelijk geen betaling per order binnen: je krijgt één bedrag per afrekenperiode, waarin verkopen, retouren en een stapel kosten al met elkaar verrekend zijn. Heb je naast bol een eigen webshop, dan komt daar een tweede geldstroom bij met precies dezelfde valkuil. Dit stuk zet op een rij wat er allemaal bij komt kijken, en wijst per onderwerp door naar de uitleg.

Waar een afrekening van bol uit bestaat

De eerste vier regels hieronder vormen samen de afrekening. De vijfde is geen onderdeel maar het saldo dat eruit volgt: het bedrag dat bol aan je overmaakt.

Alleen die laatste regel zie je op je bankafschrift. Daar zit de kern van waarom een bol-boekhouding misgaat: het enige bedrag dat vanzelf je administratie binnenkomt, is een saldo waarin de vier onderdelen al met elkaar verrekend zijn.

Je omzet boeken

Je omzet is wat de klant heeft betaald, niet wat bol overmaakt. Bol houdt zijn kosten in vóór de uitbetaling, dus het bedrag op je afschrift is een saldo. Boek je dat als omzet, dan is je omzet te laag én mis je de voorbelasting op alles wat is ingehouden.

Die fout is lastig te ontdekken, omdat je af te dragen btw er per saldo meestal nog wel van klopt. Hoe dat zit, met een uitgewerkte boeking, staat in het stuk over de uitbetaling van bol; werk je in e-Boekhouden, dan staan de boekstukken en menupaden in bol-factuur inboeken in e-Boekhouden.

De bestanden waar alles op rust

Bij elke afrekening zet bol een factuurspecificatie klaar, en als je adverteert een tweede bestand met je advertentiekosten. Daarin staat elke verkoop, elke retour en elke kostenpost afzonderlijk.

• De factuurspecificatie downloaden en lezen — waar hij staat, wat er in de kolommen staat en welke regels je moet overslaan.
• De advertentiespecificatie — een apart bestand dat makkelijk blijft liggen, met btw die je terug mag vragen.

Webshop én bol in één administratie

Verkoop je ook via een eigen webshop, dan heb je twee kanalen maar één onderneming: één grootboek, één btw-aangifte, één jaarrekening. Wat je wél uit elkaar houdt is de omzet per kanaal, met een eigen omzetrekening voor je webshop en een voor bol, en de kosten per kanaal: bols commissie op de ene rekening, de kosten van je betaalprovider op de andere.

Een betaalprovider die zijn kosten inhoudt (Mollie, Adyen) doet namelijk hetzelfde als bol: hij maakt een saldo over. Ook daar is de uitbetaling niet je omzet. Wie het bol-principe eenmaal doorheeft, past het zonder moeite toe op zijn webshop. Wat er dan in de btw-aangifte samenkomt — en welke btw je van beide kanalen aftrekt — staat in btw voor je webshop en je bol-winkel.

Platform- en advertentiekosten

Commissie, verzendkosten, pick&pack, voorraadkosten en de bijdrage retourzegel zijn gewone zakelijke kosten met 21% btw. Bol vult het btw-bedrag bij die regels zelf in, dus daar hoef je niets uit te rekenen: optellen volstaat. Die btw is voorbelasting.

Retouren

Een retour is negatieve omzet, geen kostenpost. Hij verlaagt je omzet en de btw erover verlaagt je af te dragen btw. Wegstrepen tegen je kosten voelt logisch omdat ze in hetzelfde bestand staan, maar dan klopt je aangegeven omzet niet meer — en dat is het eerste getal dat naast je jaarrekening wordt gelegd.

Btw en het juiste tijdvak

Twee dingen bepalen in welk kwartaal iets valt: de datum van je verkoop, en de factuurdatum van bol. Die tweede is voorspelbaar — bol factureert altijd op de eerste of de vijftiende na het einde van je periode — maar hij valt lang niet altijd in hetzelfde kwartaal als de verkoop.

Wat waar hoort, met scenario's rond de kwartaal- en de jaargrens, staat in in welk kwartaal hoort je bol-omzet. De hele route van bestand naar aangifte staat in de complete uitleg over de btw-aangifte.

Verkopen naar België

Bol bedient Nederland en België vanaf hetzelfde platform, dus je verkoopt aan Belgische klanten zonder dat je daar iets voor hebt gedaan. Voor je administratie betekent dat: houd je omzet per land uit elkaar, ook als je nog ruim onder de drempel zit. Zodra je erover gaat, geldt Belgische btw vanaf die levering en in elk geval het hele volgende jaar — en om dat moment te zien moet je omzet per land vanaf het begin apart staan.

Hoe de drempel van € 10.000 werkt en wat OSS is, staat in verkopen naar België via bol.

Wat je boekhouder van je nodig heeft

• De factuurspecificaties van alle afrekenperiodes in het tijdvak — niet alleen de maanden die ernaar lijken, want periodes lopen over kwartaalgrenzen.
• De advertentiespecificaties, als je adverteert.
• De pdf-facturen van bol. Voor de berekening niet nodig, voor je bewaarplicht wel.
• Liefst een journaalpost die sluit. Dan hoeft hij de specificaties niet zelf uit te pluizen en kan hij de boeking overnemen.

Waar je begint

Ben je nieuw en weet je niet waar te starten: begin bij de factuurspecificatie, want zonder die bestanden kun je niets. Heb je ze al en wil je weten wat er in welk vakje hoort, ga dan naar de complete uitleg over de btw-aangifte voor bol-verkopers.